E-Rechnung gratis PlugIn: neue Version

erstellt von Haider Shnawa am 21. October 2013 12:19
Mit 1.1.2014 ist es in Österreich verpflichtend, bei Rechnungen an österreichische Bundesstellen (also “an den Bund”) eine sogenannte “strukturierte e-Rechnung” zu senden. Auf gut deutsch: Papier-, E-Mail- oder PDF-Rechnungen werden nicht mehr akzeptiert, stattdessen müssen die ca. 80.000 Lieferanten des Bundes eine elektronische Rechnung im XML-Format ausstellen. Wozu das ganze, ist einfach erklärt: es spart Verwaltungskosten, also Steuergeld. Wie können aber die Unternehmen zukünftig e-Rechnungen schreiben? Nun, viele Buchhaltungsprogramme/ERP-Software haben bereits das ebInterface (das ist der XML Standard in Österreich für E-Rechnungen) integriert (eine Liste der Programme findet ihr hier: http://portal.wko.at/wk/format_detail.wk?angid=1&stid=600019&dstid=9378&opennavid=0). Für diejenigen, die nicht tausende Rechnungen schreiben, gibt es eine kostenlose Alternative, die vom BM für Wirtschaft und der Wirtschaftskammer gefördert und vom Finanzministerium evaluiert wurde: das gratis “ebInterface PlugIn” für Word in der neuesten Ausgabe. Nach dem Download unter www.ebinterface.at gelangt ihr auf eine Seite der Wirtschaftskammer, wo einfach und schnell die Installation erklärt wird. Zunächst: Es gibt 2 Versionen: die allgemeine Version für die Rechnungslegung zwischen Unternehmen (diese Version haben wir ja bereits mal im Officeblog vorgestellt: http://www.officeblog.at/post/2011/08/31/e-Rechnung-schreiben-leicht-gemacht.aspx) Die 2. Variante ist für Rechnungen an den Bund vorgesehen, diese habe ich in diesem Beitrag getestet. Nach dem Download und dem Start des Setup werden die Komponenten installiert. Beim ersten Aufruf von Word nach der Installation sieht man, dass man nichts sieht Nach Konsultation des Handbuchs (Download: Recommended Release- Handbuch), das man empfohlener Weise vor der Installation durchblättern sollte, weiß man, dass einfach nur die Vorlage aufgerufen werden muss. Nun bekommt ihr neben dem Rechnungsformular auch das neue Menüband AutriaPro, und könnt mit eurer Rechnung sofort loslegen! Und hier noch die direkten Downloadlinks: 1. Die Allgemeine ebInterface Version für B2B Rechnungen: https://ebinterface.codeplex.com/releases/view/111441 2. Das PlugIn für E-Rechnungen an den Bund: https://ebinterface.codeplex.com/releases/view/112518 Die PlugIns gibt es für Office 2007, 2010 und 2013. Wie auch schon beim letzten Mal, kann ich nur sagen: Das ebInterface ist ein Muss für alle Selbständigen und EPUs – einfach nur “gschmeidig”!
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Und Aus: keine Language Packs mehr für Office 2007

erstellt von Haider Shnawa am 17. October 2011 20:45
Überraschend kam die Nachricht, doch sie kam: der offizielle TechNet Blog bestätigte kürzlich, dass die Language Packes für Office 2007 nicht mehr käuflich erwerbbar sind: http://blogs.technet.com/b/office_language_interface_pack/archive/2011/10/10/office-2007-language-packs-are-no-longer-available.aspx Der offiziell bekanntgegebene Grund: Microsoft hat den Retail-Verkauf von Language Packs für Office 2007 mit Juli 2011 eingestellt, und daher verschwanden die Language Packs auch aus dem Online Shop. Über die Hintergründe lässt sich im Moment nur spekulieren. So fragt auch der deutsche office-blog.net berechtigterweise warum das sein musste: Office 2007 Language Packs sind nicht mehr verfügbar! Möglicherweise jedoch hängt es damit zusammen, dass Office 2007 im April 2012 nach 5 Jahren am Markt den Mainstream Support verlässt (siehe http://support.microsoft.com/lifecycle/?p1=8753), und in die Advanced Support-Phase übergeht (sicherheitskritische Updates bzw. bezahlte Supportdienstleistungen sind dann verfügbar, jedoch keine Erweiterungen, Service Packs bzw. Verbesserungen). In wenigen Tagen  - so heißt´s - soll auch das Service Pack 3 für Office 2007 erscheinen, wahrscheinlich das letzte Service Pack für die 2007er Produkte (http://www.zdnet.de/news/41557051/service-pack-3-fuer-office-2007-und-sharepoint-2007-angekuendigt.htm) Wie soll man nun vorgehen, wenn man Office in mehreren Sprachen braucht? Variante 1: auf Office 2010 updaten und das Language Pack der Wahl kaufen (die Office 2010 Language Packs sind nur für Office 2010 verwendbar). Andere Möglichkeit: nicht davon betroffen sind die Office Language Interface Packs (LIP) für Office 2007, mit denen man die Menüs und Ribbons, also das User Interface, auf eine andere Sprache einstellen kann. Oftmals ist auch ein Spellchecker bei den LIPs mit dabei. Die LIPs gibt es auch weiterhin kostenfrei für Office 2007 (und 2010) zum Download: http://office.microsoft.com/de-at/downloads/benutzeroberflachen-sprachpaket-downloads-fur-office-HA001113350.aspx Allerdings: die Sprachenauwahl ist eher exotisch, es gibt zwar mehr als 60 Sprachen, jedoch viele Hauptsprachen fehlen, weil nur Sprachen angeboten werden, für die es keine voll lokalisierte Sprachvariante gibt… Tja, wie heißt es so schön: alles hat ein Ende, nur die Wurst hat zwei…
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Dokumentbereich als PDF speichern

erstellt von Haider Shnawa am 25. September 2011 18:21
Das Speichern als PDF in Office 2007 und Office 2010 ist eine feine Sache (siehe Officeblog Eintrag http://www.officeblog.at/post/2010/08/05/PDF-Unterstutzung-in-Microsoft-Office-2010.aspx). Einige Officeblogleser fragten aber berechtigterweise: Schön, dass ich das ganze Dokument speichern kann, aber was ist, wenn ich nur einen Teil in PDF umwandeln will? Alles kein Problem, ein zusätzlicher Klick, und vieles ist möglich . Schauen wir uns das Ganze mal für Word an… 1. Dokumentenbereich in Word als PDF abspeichern Ihr wollt nur einen Bereich im Dokument als PDF abspeichern? Zuerst müsst Ihr den gewünschten Bereich markieren.   Habt ihr das getan, klickt einfach auf Datei –> “Speichern unter” und wählt dort im Dateityp “PDF(.pdf)” aus. Bevor ihr nun speichert, müsst ihr auf die Schaltfläche “Optionen” klicken. Dort könnt ihr dann den Punkt Auswahl (oder welchen Teil auch immer ihr speichern wollt) markieren und auf OK klicken. Spezialtipp: Wie ihr seht, könnt ihr dort auch einstellen, ob auch “Nicht druckbare Informationen” eingeschlossen werden sollen, und in welchem PDF-Format (z.B. PDF/A) abgespeichert wird. Wenn ihr nun auf “Speichern” klickt, wird nur die Auswahl in ein PDF umgewandelt: 2. Arbeitsmappe in Excel als PDF abspeichern Ähnlich funktioniert dies auch in Excel, also zum Beispiel Auswahl markieren, oder die Arbeitsblätter, die gespeichert werden sollen, anklicken. Unter Datei-> ”Speichern unter” PDF auswählen, und dort die Optionen anklicken. Auch hier könnt ihr auswählen, was abgespeichert werden soll (in diesem Fall die markierten aktiven Arbeitsblätter). Auch bei PowerPoint Präsentationen könnt ihr so einfach den Bereich auswählen, der in PDF umgewandelt werden soll. Viel Spass beim PDF-Erzeugen!
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Outlook PST Files sichern

erstellt von Haider Shnawa am 11. September 2010 14:19
Leichter geht´s kaum: Outlook PST Files, also das eigene Mailarchiv, kann man ganz einfach sichern. Wie das geht? Mit dem kostenlosen Tool “pfbackup” von Microsoft: für Office XP, 2003, 2007 und mit einem kleinen Trick auch für Office 2010. Aber schön der Reihe nach….. Das mit den PST Files ist ja immer so ein “gfrett”, wie wir Österreicher sagen. Denn: wenn ich ein Exchange Mailkonto habe, liegen ja alle Mails des Posteingangs auf dem Server (ganz genau liegen sie im sogenannten OST File und am Exchange Server), solange ich sie von dort nicht in einen lokalen Ordner verschiebe. Wenn ich IMAP verwende, liegen die Mails ebenfalls am Server, und ich kann sie im Ernstfall von dort jederzeit wieder abrufen, sollte ich irrtümlicherweise meinen Rechner formatiert oder anderweitig zerstört haben. Wie ist das aber bei POP3 Konten oder wenn ich die Mails in einen privaten Ordner (Outlookdatendatei) verschiebe? Richtig: Outlook lädt diese Mails herunter und speichert sie in einem sogenannten PST File. Diese Files liegen normalerweise unter C:\Users\<USERNAME>\Documents\Outlook-Dateien, können aber natürlich auch woanders hingelegt werden. Ich empfehle immer, die PST Files wenn möglich in einen Ordner Mails z.B. direkt auf C: abzuspeichern. Beim Verschieben der PST Files vergesst nicht, die Datendateien wieder neu in Outlook hineinzuhängen, sonst findet Outlook sie nicht mehr… Wenn ich nun meinen Rechner neu aufsetzen möchte oder andere gemeingefährliche Taten mit meinem PC plane, dann sollte ich die PST Files sichern – oder sie sind weg   Und selbst wenn ich selbiges nicht vorhabe, ist es manchmal ganz gut eine Sicherung der PST Files zu haben, beispielsweise wenn plötzlich mein produktives PST File “irreparabel” beschädigt ist – nicht dass mir das jemals passiert wäre Gottseidank gibt es ja das kostenfreie Tool von Microsoft namens “pfbackup.exe”, zu beziehen unter http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=8B081F3A%2DB7D0%2D4B16%2DB8AF%2D5A6322F4FD01&displaylang=de Nach dem Download einfach darauf doppelklicken und es installieren (Achtung: Outlook sollte dabei geschlossen sein), und schon kann es losgehen. Wenn ihr nämlich Outlook das nächste Mal öffnet, findet ihr im Datei-Menü (in Office XP, 2003 und 2007) bzw. im Reiter Add-Ins (in Office 2010) einen neuen Punkt: Sicherungskopie.            Mit Klick auf Sicherungskopie geht ein neues Fenster auf, in dem die zu sichernden PST Files ausgewählt werden können: Auf Optionen geklickt, und schon könnt ihr die gewünschte Datendatei und den Speicherort auswählen und auf OK klicken: Wenn ihr nun auf “Sicherungskopie speichern” klickt, wird das nächste Mal, wenn ihr Outlook beendet, automatisch die Sicherungskopie durchgeführt. Wie bereits oben gebloggt geht das automatisch für die Office Versionen XP, 2003 und 2007. Im Outlook 2010 funktioniert das nicht sofort, mit einem kleinen Trick ist das Problem aber schnell gelöst (wie ihr an meinen Screenshots seht). Der Trick geht über einen Registryeintrag (nur 32bit Versionen!) und geht so: (natürlich alles auf eigene Gefahr) 1. pfbackup.exe installieren 2. Das Add-In registrieren: regsvr32 "C:\Program Files\Microsoft Office\Office14\ADDINS\outbak.dll" (C:\Program Files\Microsoft Office\Office14\ADDINS\outbak.dll ist der Standard Add-In Folder, wenn ihr Outlook woanders installiert habt, müsst ihr hier den entsprechenden Ordner angeben) 3. Mit regedit in die Registry eindringen und folgenden Pfad öffnen: [HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\Outlook\AddIns\Microsoft.OutlookBackup.1] 4. Einen neuen 32 Bit DWORD Eintrag mit dem Namen "RequireShutdownNotification" erstellen und den Wert 1 zuweisen Beim nächsten Öffnen von Outlook solltet ihr unter Add-Ins den neuen Punkt Sicherungskopie sehen. Wenn euch das zu mühsam ist, gibt´s immer noch den Weg über das Exportieren von PST-Files – aber das ist eine ganz andere Geschichte (to be continued…)
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Formatvorlagen neu sortieren

erstellt von Haider Shnawa am 26. July 2010 08:00
Formatvorlagen in Word sind etwas feines – einmal eingerichtet, und man hat seine persönlichen Layouts und Formate für sämtliche Briefe und Dokumente. Oder man richtet sich spezielle Schriftvorlagen und Designs für Angebote, Seminararbeiten, Broschüren und Diplomarbeiten ein, die man nur dafür braucht.Wie gesagt eine feine Sache – aber wie sortiere ich sie? Vor kurzem wurde ich mit dieser Frage konfrontiert und ich muss sagen, ich konnte das auf Anhieb auch nicht gleich finden. Grund genug, um es hier ein für alle Mal zu bloggen. 1. Im Reiter “Start” unter Formatvorlagen das “Fenster für Formatvorlagen” öffnen (also die ganze Gruppe mit Klick auf das Pfeilchen nach unten oder der Tastaturkombination Alt+Str+Umschalt+S 2. Auf den Button “Formatvorlagen verwalten” klicken: 3. Im Reiter “Empfehlen” kann nun die Reihenfolge der Formatvorlagen nach Belieben geändert werden: Ein bisschen versteckt, aber wenn man´s weiß nicht schwer…
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Open Office Dokumente (ODF) mit Microsoft Office öffnen

erstellt von Ulrike Lanner am 27. November 2009 14:38
Technorati Tags: Office 2007,Office 2007 Service Pack 2,Open Office,OpenDokument-Format,ODF Immer wieder gibt es Fragen zum OpenDokument-Format (ODF) und ob sich Dokumente, die z.B. mit Open Office erstellt wurden auch mit Microsoft Office öffnen lassen. Die Antwort heißt: Ja! Was früher nur über ein Add-In möglich war, geht mit dem seit April 2009 verfügbaren Microsoft Office 2007 Service Pack 2 voll integriert. Office 2007 ermöglicht damit das Öffnen, Bearbeiten und Speichern von Dokumenten in der ODF-Version 1.1. für Word als OpenDocument Text (*.odt), für Excel als OpenDocument Spreadsheet (*.ods) und für PowerPoint als OpenDocument Presentations (*.odp). Nähere Infos dazu gibts auf der Microsoft Support Seite oder auf Stephan Fasshauer’s Blog  http://support.microsoft.com/kb/953195
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Verflixt! Wo ist der Befehl in Office 2007?

erstellt von Haider Shnawa am 29. August 2009 16:07
Gerade Profiuser und Office-Experten kennen das Thema beim Umstieg auf Office 2007: Sie wissen genau, wo der Befehl in Office 2003 auffindbar ist, können ihn aber in Office 2007 nicht und nicht finden. Hier gibt es Abhilfe mit den interaktiven Befehls- und Referenzhandbüchern von Microsoft. Wie das funktioniert? Ein Klick auf eines der unten verlinkten kleinen Hilfstools, es erscheint das alte Office 2003 Menü, und man kann wie gewohnt den Menüpunkt auswählen. Sofort zeigt das Programm, wo man den Befehl im neuen Office 2007 findet. Für Word 2007 Für Excel 2007 Für PowerPoint 2007 Für Outlook 2007 Für Access 2007   1. Befehl im alten Office 2003 Menü auswählen: (Adobe Flash 7.0 notwendig): in diesem Fall brauche ich eine Fußnote: Einfügen –> Referenz –> Fußnote   2. Man sieht sofort, wo der Befehl in Office 2007 zu finden ist (Verweise –> Fußnote) Recht praktisch, funktioniert und ist gerade beim Umstieg hilfreich. Und wenn man nicht immer online ist, kann man sich die interaktiven Referenzhandbücher auch als Offlinevariante herunterladen: Offline-Variante des interaktiven Handbuchs: Word 2007, Excel 2007, PowerPoint 2007, Outlook 2007,  Access 2007 Arbeitsmappen mit Zuordnungen/Befehlslisten:  Word 2007, Excel 2007, PowerPoint 2007, Outlook 2007, Access 2007
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3,2,1………liftoff, we have a liftoff!

erstellt von Haider Shnawa am 21. August 2009 12:03
Willkommen zum Start des österreichischen Office Blogs! Vorbilder gibt es ja viele, wie zum Beispiel den Windows Blog (www.windowsblog.at), oder die englischsprachigen Blogs zum Thema Office. Was also macht diesen österreichischen Office Blog zu etwas Besonderem? Ist es der österreichische Charme? Arbeiten die Österreicher anders als die Deutschen und Amerikaner? Bedienen Sie das Office auf unterschiedliche Art und Weise? Ist ein Wiener produktiver als ein Tiroler? (Und damit hätte ich mir schon meine erste Watsche eingeholt :-)) Schauen wir uns also die Fakten an: hier einige Auszüge aus einer weltweit durchgeführten Produktivitätsstudie (Quelle siehe unten)   Auszüge aus: “Personal Productivity Challenge”-Studie, Feb 2005 Wie man sieht gibt es trotz mancher Ähnlichkeiten auch klar erkennbare Unterschiede in der Art und Weise wie wir Österreicher im Unterschied zum Rest der Welt arbeiten. Interessant auch die Aufstellung der wichtigsten Zeitdiebe: deutlich mehr als in anderen Ländern sind es bei uns ineffektive Meetings, unklare Prioritäten und unnötige Telefonate :-) Genau hier kann man mit Office - und der Art und Weise, wie man damit umgeht - ansetzen – aber wie am besten tun? Tja, Fragen über Fragen: und genau deshalb gibt es diesen Blog: um Fragen zu stellen und Antworten zu bekommen. Und selbst wenn es mal keine Antwort auf eine Frage gibt, so ist auch das schon wichtig zu wissen! Wie sagte Goethe so schön über das Wissen? “Es ist nicht genug zu wissen, man muss auch anwenden. Es ist nicht genug zu wollen, man muss auch tun.” (aus Wilhelm Meisters Wanderjahre) Und getreu diesem Motto wollen wir es auch in und mit diesem Blog halten: nicht nur wissen, sondern auch anwenden. Informationen aus der Praxis, Tipps, wie man selbst produktiver werden kann. Sich das Leben erleichtert. Einfacher arbeitet. Daher richtet sich dieser Blog im Unterschied zu anderen direkt an die Anwenderinnen und Anwender. An diejenigen, die tagtäglich mit Microsoft Office arbeiten. Die Präsentationen halten, Rechnungen schreiben, Dokumente verfassen, ihren Tag in Outlook planen und ihre eMails erledigen. Es ist ein Blog für die Homeoffice User, für Marketing- und Vertriebsleute, für die Assistentinnen und Assistenten, für die Businessentscheider und Strategieentwickler, für Selbständige und Angestelle. Nur nicht für Techniker (und damit hätte ich mir die 2. Watsche geholt)! Und wer weiß: vielleicht sehen wir sogar bald so aus, wie die fröhlichen Menschen in dieser Office Werbung :-)   Also: Have Fun und schreibt hier eure Kommentare, aber auch eigene Tipps und Tricks: denn ein Blog ist nur so gut wie seine Leser! bís bald Euer Haider
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