Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen

erstellt von barbara.henhapl am 28. June 2016 09:55
Analog zu allen Officeanwendungen ab Version 2007 können Sie in Project ab Version 2010 die Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen. Damit können Sie Befehle, die Sie häufig benötigen, sehr komfortabel für den einfachen Zugriff bereitstellen. Ohne Anpassung stehen die Befehle Speicher, Rückgängig und Wiederholen zur Verfügung. Oft werden aber Befehle vermisst, die nur durch mehrmalige Mausklicks zu erreichen sind, wie zum Beispiel Drucken oder bei Einsatz von Project Online oder Project Server Veröffentlichen. Sie können sich die gewünschten Befehle der Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen. Öffnen Sie dazu das Dialogfenster Project-Optionen über Datei – Optionen. Wechseln Sie zur Ansicht Symbolleiste für den Schnellzugriff. Wählen Sie den gewünschten Befehl aus und klicken Sie auf Hinzufügen. Wenn der gesuchte Befehl nicht angezeigt wird, ändern Sie den Eintrag Häufig verwendete Befehle unter Befehle auswählen, zum Beispiel auf Alle Befehle. Damit werden alle verfügbaren Befehle angezeigt. Nach dem Hinzufügen der erforderlichen Befehle werden diese in der rechten Spalte angezeigt. Schließen Sie das Fenster mit OK. Sie können die Standardeinstellungen jederzeit mit einem Klick auf die Schaltfläche Zurücksetzen wiederherstellen. Anschließend wir der neue Befehl in der Symbolleiste für den Schnellzugriff angezeigt und steht für die schnelle Nutzung zur Verfügung. Ein Tipp: Sie können im Dialogfenster Project-Optionen auch das Menüband anpassen. Vermeiden Sie es hier, die Befehle auf den Standard Hauptregisterkarten zu ändern. Das kann die Kommunikation mit Kollegen oder im Fall von Supportanfragen erschweren. In Kürze beschreibe ich hier die verschiedenen Optionen zur Anpassung des Menübands. Viel Erfolg mit der Abkürzung für Ihr Arbeiten mit Project!
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Indikator für Ressourcenüberlastung

erstellt von barbara.henhapl am 7. February 2016 17:10
Seit der Project Version 2010 wird nicht nur in den Ressourcen-Ansichten darauf hingewiesen, wenn Sie bei Ihrer Planung eine Ressourcenüberlastung verursachen, sondern auch in Gantt-Diagrammen. Überlastungen werden auch in anderen Ansichten dargestellt, wie Vorgang: Einsatz, Ressource: Einsatz, Teamplaner,... Diese Überlastungsindikatoren werden standardmäßig dann dargestellt, wenn es zu einer Überlastung innerhalb eines Tages kommt. Wenn Sie nur darauf hingewiesen werden möchten, wenn die zugeordnete Arbeit innerhalb einer Woche die Wochenkapazität übersteigt, können Sie das umstellen. Klicken Sie dazu auf der Registerkarte Ressource im Abschnitt Ebene auf die Schaltfläche Abgleichoptionen. Ändern Sie den Wert für Basis auf Woche. Schließen Sie das Dialogfenster Kapazitätsabgleich, ohne weitere Einstellungen zu ändern. Anschließend wird die Ressource oder ein der Ressource zugeordneter Vorgang in keiner Ansicht als überlastet dargestellt, solange die zugeordnete Arbeit je Woche nicht die Wochenkapazität übersteigt. Beachten Sie, dass diese Einstellung ohne Verwendung des Ressourcenabgleichs nur die Kennzeichnung von Überlastungen beeinflusst. Diese Einstellung wirkt sich aber auch auf einen eventuell vorgenommenen Ressourcenabgleich aus: Es werden nur Überlastungen abgeglichen, die zu einer Überlastung innerhalb der gewählten Einheit in den Einstellungen führen.
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Formelfelder in Project

erstellt von barbara.henhapl am 29. January 2016 18:58
In meinem Artikel Benutzerdefinierte Datumsfelder im Terminplan darstellenhabe ich angekündigt, den Einsatz von Formelfeldern zu erläutern. Sie können in Ihrem Projektplan für die vorhandenen benutzerdefinierten Felder Formeln hinterlegen. Diese können Informationen beinhalten oder auch grafische Indikatoren anzeigen. In Project 2007 finden Sie das entsprechende Menü Extras – Anpassen – Felder. In Project 2010, 2013 und 2016 finden Sie das Menü auf der Registerkarte Projekt im Abschnitt Eigenschaften. Um für ein Feld eine Formel zu erstellen, öffnen Sie den Dialog Benutzerdefinierte Felder. Wählen Sie den Typ, für den Sie eine Formel erstellen möchten. Beachten Sie folgende Einschränkungen: Um mit dem berechneten Feldwerte Anfang und Ende des Balkens im Ganttdiagramm zu steuern, müssen die Felder vom Type Anfang und Ende sein. Zur Definition der Erscheinungsform eines Balkens im Ganttdiagramm können nur Felder vom Type Attribut verwendet werden. Für Felder vom Typ Text können Sie keine Rollup-Definitionen für Sammelvorgänge hinterlegen – dazu später mehr. Im folgende Beispiel werde ich ein Attributfeld (Ja/Nein) definieren, dass ein anzeigt, wenn noch kein Basisplan für diesen Vorgang gespeichert wurde. Dazu wähle ich den Typ Attribut und benenne das Feld Attribut um. Danach ist der Formeldialog mit der Schaltfläche Formel zu öffnen. Um zu erkennen, ob es bereits ein Basisplan für einen Vorgang erstellt wurde, prüfe ich, ob Geplanter Anfang ungleich “NV” ist. Dazu ist der Wert in Geplanter Anfang zuerst in ein Project-spezifisches Datum umzuwandeln. Danach kann in einigen Versionen auf “NV” geprüft werden. Das ist mit einem gewissen Patchlevel nicht mehr möglich, dann ist der Wert 4294967295 zu verwenden. Die zweite Option bietet auch den Vorteil, dass die Formel sprachunabhängig ist. Damit funktioniert sie auch, wenn ein Kollege mit einer anderen Sprachversion Ihr Projekt öffnet. Die Funktion zur Umwandlung in ein Project-spezifisches Datum finden Sie in den Funktionen unter Datum/Zeit und unter Microsoft Project, sie heißt ProjDateValue. Als Funktionswert ist Ausdruck durch [Geplanter Anfang] zu ersetzen. Dieses Feld finden Sie in der Feldauswahl unter Datum – Geplanter Anfang – Geplanter Anfang. Beim Schließen des Dialogfeldes werden Sie darauf hingewiesen, dass alle eventuell zuvor mit der Hand eingegebenen Werte in Attribut1 gelöscht werden. Bestätigen Sie die Meldung mit OK. Klicken Sie dann im Dialogfenster Benutzerdefinierte Felder auf die Schaltfläche Grafische Symbole. Definieren Sie als Testkriterium Gleich, wählen Sie für Wert Ja und suchen Sie aus der Liste Bild das passende Symbol. Aktivieren Sie anschließend zuerst die Option Sammelvorgangszeilen, um die Checkbox Sammelvorgangszeilen übernehmen Kriterien von Nicht-Sammelvorgangszeilen zu aktivieren. Wählen Sie danach Projektsammelvorgang, um die Checkbox Projektsammelvorgang übernimmt Kriterien von Sammelvorgangszeilen zu aktivieren. Mit diesen Optionen werden die Kriterien auf alle Vorgangsebenen angewendet, ohne die einzeln definieren zu müssen. Schließen Sie alle Dialogfenster mit OK. Blenden Sie danach das Feld mit Formel als Spalte ein, um die Berechnung zu prüfen. Da Attributfelder als Standardwert “Nein” verwenden, würden mit der aktuellen Einstellung alle Sammelvorgänge so dargestellt werden, als würde kein Basisplan existieren. Mit Rollup Oder werden Sammelvorgänge dann gekennzeichnet, wenn für einen der Teilvorgänge keinen Basisplan gespeichert wurde. Alternativ kann auch Formel verwenden eingestellt werden, um die Bedingung für den Sammelvorgang unabhängig von Teilvorgängen zu prüfen. Wenn Sie ein Attributfeld verwenden, können Sie damit auch die Darstellung des Balkens im Ganttdiagramm steuern. Öffnen Sie auf der Registerkarte Format die Auswahlliste Format und wählen Sie den Eintrag Balkenarten. Fügen Sie an der gewünschten Stelle eine Leerzeile ein oder verwenden Sie die erste leere Zeile am Ende zur Definition Ihres neuen Balkens. Beachten Sie, dass die Formatierung in der angegebenen Reihenfolge angezeigt wird. Hier verwende ich die erste leere Zeile, da die neue Formatdefinition alle vorhergehenden überschreiben soll. Als Kriterien verwende ich Normal und Attribut1, da hier die Formel hinterlegt ist. (Die Umbenennung des Feldes ist an dieser Stelle nicht erkennbar.) Anschließend ist nur noch die Balkenformatierung zu ändern, und die Balken für entsprechende Vorgänge werden hervorgehoben. Um ein Formelfeld auch in anderen Projekten auf Ihrem Rechner zu verwenden, können Sie es mit dem Organisator in die Global.mpt kopieren.
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Mainstream Support für Project Server 2010 endet in Kürze

erstellt von barbara.henhapl am 6. October 2015 08:21
  Haben Sie noch Microsoft Project Server 2010 im Einsatz? Bitte beachten Sie, dass der Mainstream Support für diese Version am 13. Oktober 2015 endet. Die offizielle Information zum Ende des Supports finden Sie unter Microsoft Support Lifecycle für Microsoft Project Server 2010. Die Bedeutung dieses Supportendes finden Sie unter Häufig gestellte Fragen zur Microsoft Support Lifecycle-Richtlinie. Wenn Sie also noch Microsoft Project Server 2010 einsetzen, sollten Sie jetzt über ein Upgrade nachdenken. Setzen Sie sich dazu mit Ihrem Implementierungspartner in Verbindung oder kontaktieren Sie bei Bedarf Ihren Account Manager bei Microsoft. Viel Erfolg mit der neuen Version!
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Februar Update für Project, Project Server and SharePoint Server

erstellt von barbara.henhapl am 13. February 2015 08:39
Letzten Mittwoch, den 11. Februar 2015, wurde ein neues Update freigegeben. Dies wurde erstmalig als “Public Update” (PU) bereitgestellt, statt wie bisher als “Cumulative Update” (CU). Das bedeutet, dass es automatisch installiert wird, wenn Sie auf Ihrem Rechner für Windows Updates die Optionen “Install Updates Automatically” und “Give me Updates for other Microsoft products when I update Windows” aktiviert haben. Das betrifft die Versionen 2010 und 2013. Wenn das Update für Project Client installiert wurde, sehen Sie folgende Versionsinformation unter Datei – Konto – Informationen zu Project: Werte Administratoren: Mit oben genannten Optionen wurden die entsprechenden Updates auch auf Ihrem Server eingespielt – der SharePoint Configration Wizard ist jedoch noch nicht gelaufen. Für mehr Informationen verweise ich auf Microsoft Project Server 2010 and 2013 February 2015 PU Announcement von Brian Smith und SharePoint CUs and Windows Update von Stefan Goßner.
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Optionen für Einschränkungstermine

erstellt von barbara.henhapl am 12. January 2015 10:10
Wie in Einschränkungstermine und Terminkonflikte beschrieben, wird man beim Auslösen eines Konflikts nur einmal auf diesen Konflikt hingewiesen. Das lässt sich teilweise durch die Verwendung von Stichtagen umgehen, doch ist dieser Lösungsansatz nicht immer zielführend. Project kann jedoch so konfiguriert werden, dass diese Konflikte sichtbar bleiben. In folgendem Beispiel liegen für alle vier Vorgänge Konflikte vor, worauf jeweils beim Auslösen des Konflikts hingewiesen wurde. Das ist, wie beschrieben, das Standardverhalten von Project. Project kann jedoch auch so eingestellt werden, dass ein Konflikt in der Indikatorspalte angezeigt wird. Nach der Umstellung werden alle Nachfolgervorgänge so geplant, wie es der Abhängigkeit entspricht. Die Termineinschränkung wird nicht mehr berücksichtigt. Dafür wird in der Indikatorspalte jedoch ein kleines gelbes Dreieck angezeigt. Wenn man mit der Maus darüberfährt, wird die Information zum Planungskonflikt angezeigt. Um diese Art der Darstellung zu erhalten, ist die Checkbox Vorgänge beachten stets ihre Einschränkungstermine in Datei – Optionen – Terminplanung zu deaktivieren. Diese Einstellung kann je Projekt vorgenommen werden. Wählen Sie unter Planungsoptionen für dieses Projekt den Eintrag Alle neuen Projekte aus, wenn Sie diese Einstellung für alle nach diesem Zeitpunkt auf Ihrem Rechner erstellten Projekte bevorzugen. Bitte beachten Sie potentielle Probleme, wenn Sie diese Einstellung ändern. Wenn Sie nicht die gleiche Einstellung in allen Projekten vornehmen oder Sie mit Kollegen an den gleichen Projekten arbeiten, kann das unerwartete Verhalten zu Irritation führen. Stimmen Sie sich am besten in diesem Fall mit Ihren Kollegen ab. Das war der dritte und letzte Teil zu Termineinschränkungen. Ich hoffe, das ich damit etwas Licht in eine weitere häufige Fragestellung bringen konnte.
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Project FAQs in neuem Gewand

erstellt von barbara.henhapl am 9. January 2015 16:02
Die FAQs der Project MVPs wurde in den vergangenen Jahren etwas vernachlässigt. Naja, vielleicht sehr vernachlässigt , die letzte Aktualisierung wurde 2011 vorgenommen. Der Betreiber dieser Seite hat den Kreis der MVPs leider verlassen, so dass hier nicht mehr viel passieren konnte. (MVP ist die Abkürzung für “Most Valuable Professional”, mehr dazu hier). Es hat etwas gedauert, bis eine neue, passende Plattform gefunden wurde – jetzt ist sie da. Wir verwenden ab sofort das Technet Wiki, hierher werden nach und nach die noch aktuellen Problemstellungen übertragen. Damit ergibt sich auch gleich eine neue Möglichkeit – die FAQs können auch in deutscher Sprache zur Verfügung gestellt werden: Deutschsprachiges Microsoft Project Wiki Noch sind nicht viele Artikel übersetzt, aber es lohnt sich sicher, an der Stelle immer wieder einmal nachzusehen! Ich werde auch weiter in diesem Blog schreiben, das neue Wiki soll diesen Rahmen keinesfalls ersetzen. Hier werden weiterhin spezifische Themen behandelt werden, im Technet Wiki werden nur Artikel veröffentlicht, die von den Project MVPs als wichtig betrachtet werden. Ich wünsche viel Erfolg bei der Verwendung einer zusätzlichen Wissensquelle!
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Einschränkungstermine und Stichtage

erstellt von barbara.henhapl am 8. January 2015 08:38
Wie im Artikel Einschränkungstermine und Terminkonflikte beschrieben, können Sie Einschränkungstermine für Vorgänge definieren. Es stehen Ihnen dabei folgende Varianten zur Verfügung: So früh wie möglich So spät wie möglich Muss anfangen am Muss enden am Anfang nicht später als Anfang nicht früher als Ende nicht später als Ende nicht früher als Am einfachsten lassen sich die Einschränkungsarten und -termine im Dialogfenster Informationen zum Vorgang setzen. Sie können diese Felder aber auch als Spalten der Ansicht hinzufügen. Gesetzte Einschränkungstermine erkennen Sie in der Indikatorspalte. Für die Einschränkungsarten So früh wie möglich und So spät wie möglich wird kein Indikator angezeigt, da Sie in diesem Fall Project die Planung überlassen. Für die Einschränkungsarten Anfang nicht früher als und Ende nicht früher als wird ein blaues Kalendersymbol angezeigt. In diesem Fall handelt es sich um “weiche” Termineinschränkungen, da nur ein Datum für einen frühesten Start oder ein frühestes Ende eingegeben wird. Wenn der Vorgang aufgrund von Verzögerungen bei Vorgängern verschoben werden muss, kann das problemlos erfolgen. Diese Einschränkungsarten haben nur dann Auswirkungen, wenn der Vorgang aufgrund der definierten Vorgänger eigentlich früher beginnen oder enden könnte, was aber durch die Termineinschränkung verhindert wird. Für die Einschränkungsarten Muss anfangen am, Muss enden am, Anfang nicht später als und Ende nicht später als sehen Sie ein Kalendersymbol mit einer roten Kennzeichnung. In diesem Fall handelt es sich um “harte” Termineinschränkungen. Das bedeutet, dass eine Verzögerung zu Konflikten führen kann, siehe Einschränkungstermine und Terminkonflikte. Um Terminkonflikte für die Einschränkungsart Ende nicht später als zu vermeiden, können Sie auch Stichtage einsetzen. Stichtage beeinflussen die automatische Berechnung von Project nicht, markieren aber Terminkonflikte. Auch Stichtage werden im Dialogfenster Informationen zum Vorgang auf der Registerkarte Erweitert gesetzt. In folgendem Beispiel ist Vorgang 1 der Vorgänger für Vorgang 2 und Vorgang 3. Für Vorgang 2 ist eine Termineinschränkung Nicht später als für den 8.1.2015 festgelegt, für Vorgang 3 ist ein Stichtag für das gleiche Datum gesetzt. Beide Vorgängen können diesen Termin aufgrund des Vorgängers nicht einhalten. Da für Vorgang 2 eine Termineinschränkung Nicht später als gesetzt ist, wird beim Auslösen des Konflikts das Dialogfenster Planungs-Assistent angezeigt. Eine Verschiebung des Vorgangs findet mit den Standardeinstellungen von Project nicht statt. Für Vorgang 3 ist ein Stichtag festgelegt, der die automatische Planung durch Project nicht beeinflusst. Dass hier ein Planungsproblem vorliegt, wird durch die rote Raute in der Indikatorspalte dargestellt. Zudem sehen Sie gesetzte Stichtage im Gantt-Diagramm als grünen Pfeil. Da bei Verwendung einer “harten” Termineinschränkung der Planungs-Assistent nur einmalig beim Erzeugen eines Konflikts angezeigt wird (insofern Sie nicht F9 drücken), ist es in vielen Fällen hilfreich, Stichtage zu bevorzugen. Das ist zumindest meine persönliche Erfahrung . Versuchen Sie es einfach. In Kürze noch mehr zu diesem Thema!
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Einschränkungstermine und Terminkonflikte

erstellt von barbara.henhapl am 6. January 2015 15:52
In Microsoft Project können Einschränkungstermine verwendet werden, um Vorgänge an ein bestimmtes Datum zu “binden”. Standardmäßig werden Vorgänge mit der Einschränkungsart “So früh wie möglich” angelegt. Das erlaubt Project den Vorgang aufgrund der Dauer und der definierten Abhängigkeiten zu terminieren, statt ein spezielles Datum zu verwenden. In manchen Fällen möchten Sie jedoch einen Vorgang für ein bestimmtes Datum planen. So kann ein großes Meeting mit vielen Teilnehmern geplant sein und alle erforderlichen Vorbereitungen müssen zuvor getroffen sein. Auch wenn sich ergibt, dass die Vorbereitungen möglicherweise länger dauern, werden Sie das Meeting nicht verschieben können. In diesem Fall sollten Sie für das Meeting eine Einschränkungsart “Muss anfangen am” setzen. Wenn der Vorgang “Meeting” einen Vorgänger hat, in diesem Fall “Meetingvorbereitung”, wird Project Sie vor potentiellen späteren Terminkonflikten warnen. Da die Termineinschränkung bewusst gesetzt wird, ist das hier zu bestätigen. Wenn in Zukunft ein Konflikt auftritt, soll das auch angezeigt werden. In der Folge ergibt sich, dass nach aktueller Schätzung die Vorbereitungen 2 Tage länger dauern werden. Eine Änderung der “Meetingvorbereitung” von 10 auf 12 Tage erzeugt eine Meldung, dass ein Konflikt erzeugt wird. Jetzt liegt es in Ihrer Verantwortung als Projektmanager: Lassen Sie den Konflikt zu und verfolgen die Problematik zu einem späteren Zeitpunkt, oder setzen Sie jetzt schon Aktionen, um die Verzögerung  der “Meetingvorbereitung” zu vermeiden. Wenn Sie den Konflikt zulassen, erkennen Sie das anschließend an der Abhängigkeit. Zudem können Sie mit “F9” (Neuberechnen des Projekts) vorhandene Konfliktmeldungen erneut anzeigen, nachdem Sie das Projekt neu geöffnet haben. Die Meldung “Planungs-Assistent wird für jeden Konflikt nur einmal innerhalb der aktuellen Session angezeigt. Ich werde in weiteren Artikeln andere Möglichkeiten zum Arbeiten mit Terminen erläutern. Noch eine Bemerkung am Ende: Wenn Sie ein Datum in die Felder Anfang oder Ende eingeben, wird automatisch eine Termineinschränkung gesetzt. Bei Eingabe eines Anfangstermins wird die Einschränkungsart “Anfang nicht früher als”, bei einer Änderung des Endtermins wird “Ende nicht früher als” gesetzt. Als Einschränkungstermin wird in beiden Fällen das eingegebene Datum verwendet. Bedenken Sie, dass Sie Project damit die Möglichkeit einer Zeitplanoptimierung nehmen. Falls ein Vorgängervorgang früher fertig wird (auch das soll es geben), kann Project den Vorgang aufgrund der Termineinschränkung nicht nach vorne verschieben.
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Hammock Tasks

erstellt von barbara.henhapl am 8. December 2014 18:00
Mir wird häufig die Frage gestellt, wie ein Vorgang angelegt werden kann, dessen Dauer von sich abhängig von anderen Vorgängen ändert. Das kann man mit Hammock-Tasks oder “Hängemattenvorgängen” erreichen. Wenn Sie einen Vorgang einfügen wollen, dessen Anfangstermin und dessen Endtermin von anderen Vorgängen abhängen, so können Sie eine dynamische Verknüpfung verwenden. Ein Beispiel für einen solchen Vorgang ist das Projektmanagement, das über die gesamte Laufzeit des Projektes gehen sollte.  Fügen Sie einen neuen Vorgang (hier: Projektmanagement) außerhalb der Anfangs- und Endeabhängigkeit ein. Stellen Sie sicher, dass die Vorgangsart nicht auf Feste Dauer gesetzt ist. Entscheiden Sie, ob Ihr Vorgang leistungsgesteuert ist.   Kopieren Sie den Anfangstermin des Vorgangs, der den Anfang Ihres neuen Vorgangs steuern soll, über das Kontextmenü oder mit STRG+c. Markieren Sie das Feld Anfang Ihres neuen Vorgangs (hier Projektmanagement) und öffnen Sie das Kontextmenü mit der rechten Maustaste. Klicken Sie auf Inhalte einfügen…. Wählen Sie Verknüpfung einfügen: und klicken Sie auf OK. An dem kleinen Dreieck in der rechten unteren Ecke des Datumsfeldes erkennen Sie die definierte Verknüpfung. Kopieren Sie nun entsprechend das Endedatum des Vorgangs, das das Ende Ihres neuen Vorgangs definiert.   Öffnen Sie das Kontextmenü zum Endedatum Ihres neuen Vorgangs und klicken Sie auf Inhalte einfügen…. Wählen Sie Verknüpfung einfügen: und klicken Sie auf OK. Die Dauer des Vorgangs wird entsprechend angepasst, das ist auch an den blau markierten Feldern Dauer und Ende erkennbar. Nach der Änderung der Dauer des Vorgangs V3 wird die Dauer des Vorgangs Projektmanagement entsprechend angepasst. Bemerkung: Dynamische Verknüpfungen bleiben in Vorlagen nicht erhalten!   Wenn Sie einen Projektplan öffnen, der einen Vorgang mit dynamischer Dauer enthält, werden Sie gefragt, ob diese Verknüpfung aktualisiert werden soll. Bestätigen Sie mit Ja.   Sie können diese Frage verhindern, wenn Sie in Datei – Optionen – Erweitert – Bearbeiten Aktualisierung automatischer Verknüpfungen bestätigen deaktivieren. Mehr zu diesem Thema finden sie unter PRJ: Hammock Task und PRJ: How to Build a Hammock Task. Beide Artikel wurde für frühere Versionen von Project geschrieben, haben ihre Gültigkeit aber nicht verloren. Auch sind beide Artikel auch auf Deutsch abrufbar oder werden Ihnen je nach Einstellung direkt in der deutschen Übersetzung angezeigt. Viel Erfolg bei der Verwendung von Hammock-Tasks!
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Ressource Grafik – für ausgewählte Ressourcen

erstellt von barbara.henhapl am 16. May 2014 14:07
In einem Forum wurde gerade eine Frage gestellt, die meiner Meinung nach eine allgemeine Beschreibung wert ist. Gefragt wurde, wie man in Project die Auslastungsgrafik für mehr als eine Ressource zur gleichen Zeit dargestellt werden kann. Im Beispiel habe ich in der Ansicht Ressource: Tabelle alle Ressourcen ausgewählt, jedoch wird nur die Auslastung für die letzte Ressource angezeigt. Mit den Pfeiltasten ↑ und ↓ kann man hier zwischen den ausgewählten Ressourcen wechseln. Wenn man sich jedoch für die gesamte Auslastung der ausgewählten Ressourcen interessiert, muss man nur ein paar Kleinigkeiten in der Darstellung ändern. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in die Grafik und wählen Sie den Eintrag Balkenarten. Ändern Sie auf der linken Seite unter Ausgewählte Ressourcen alle Einträge in Anzeigen als von Keine auf Balken. Ändern Sie auf der rechten Seite unter Ressource alle Einträge in Anzeigen als von Balken auf Keine und schließen Sie das Dialogfenster mit Klick auf die Schaltfläche OK. Anschließend wird die Ressourcengrafik für alle ausgewählten Ressourcen angezeigt. Wenn Sie nicht an der Prozentualen Zuteilung sondern an der Arbeit interessiert sind, klicken Sie erneut mit der rechten Maustaste in die Grafik und wählen Sie den Eintrag Arbeit aus dem Kontextmenü um zur Ansicht Arbeit zu wechseln. Damit wird die Ansicht auf Arbeit umgestellt, dabei werden die Balkeneinstellungen jedoch zurückgesetzt. Klicken Sie also erneut mit der rechten Maustaste in die Grafik und wählen Sie wieder den Eintrag Balkenarten. Ändern Sie auch in diesem Fall auf der linken Seite unter Ausgewählte Ressourcen alle Einträge in Anzeigen als von Keine auf Balken. Ändern Sie auf der rechten Seite unter Ressource alle Einträge in Anzeigen als von Balken auf Keine. Aktivieren Sie die Checkbox Verfügbarkeitslinie anzeigen und schließen Sie das Dialogfenster mit Klick auf die Schaltfläche OK. Anschließend wird die Arbeit für alle ausgewählten Ressourcen angezeigt. Sie können im oberen Fensterabschnitt nun auch zu anderen Ressourcenansichten wechseln, wie hier zur Ansicht Ressource: Einsatz: Sie sehen dann die Auslastung für alle Ressourcen, die Sie im oberen Fenster ausgewählt haben und sehen dazu noch die Vorgänge. Fazit: Nehmen Sie sich die Zeit, um die Möglichkeiten in der Ansicht Ressource Grafik im Kontextmenü zu erforschen. Viel Erfolg!
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Fehlende Vorgänge und Deaktivieren von Filtern

erstellt von barbara.henhapl am 1. January 2014 13:09
Ich werde häufig kontaktiert, weil Projektpläne nicht alle Vorgänge anzeigen.Erkannt wird das oft daran, dass die Indexspalte nicht alle Zahlen in aufsteigender Reihenfolge enthält. Hier ist es nun offensichtlich, dass ein Filter auf die Spalte Ressourcenname gesetzt ist. Damit lässt sich dieser Filter leicht entfernen. Doch wenn verschiedene Autofilter möglicherweise in Kombination mit anderen Filtern gesetzt ist oder die gefilterte Spalte wie in folgendem Beispiel nicht angezeigt wird, kann das manuelle Zurücksetzen von Filtern aufwändig sein. Das Filter angewendet sind, erkennen Sie in Project 2010 und 2013 in der Statuszeile links unten. Entfernen Sie einfach alle Filter auf einmal durch “Filter löschen” auf der Registerkarte Ansicht im Abschnitt Daten in der Auswahlliste Filter. In Project 2007 wird ein angewendeter Filter nicht in der Statuszeile angezeigt und es steht auch kein Befehl Filter löschen zur Verfügung. Sie können jedoch alle Filter entfernen, indem Sie in der Symbolleiste Ansicht den Filter Alle Vorgänge auswählen. Auch dieses Vorgehen entfernt alle eventuell gesetzten Autofilter. Viel Erfolg beim Planen! Barbara Henhapl
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Kalenderwoche nach ISO 8601

erstellt von barbara.henhapl am 1. January 2014 12:29
Beim letzten Trainingstag für Project und Visio Anwender am 26.11.2013 bei Microsoft kam die Frage nach Kalenderwochen auf. Es gibt grundsätzlich drei Varianten, wie Kalenderwochen berechnet werden. In Europa und damit auch Österreich und Deutschland wird die Kalenderwoche nach ISO 8601 gezählt. Damit ist die erste Kalenderwoche diejenige, die den ersten Donnerstag des Jahres enthält. Es gibt dazu auch andere Definitionen, siehe zum Beispiel Wikipedia - Zählweise nach ISO 8601. In den USA und anderen Ländern ist die erste Kalenderwoche im die Woche, die den 1.Jänner enthält. Eine dritte Variante ist die Definition der ersten Kalenderwoche die erste vollständige Woche des Jahres. Mit der Anzeige nach ISO-Norm gab es in Project (und auch Excel) in der Vergangenheit Probleme, diese sind jedoch mittlerweile gelöst. Ich habe versprochen, hier die aktuelle Situation in Project in diesem Blog zu beschreiben. Ich bitte alle, die bereits darauf warten, um Entschuldigung für die Verzögerung. Ein kurzer Exkurs zu Excel. Mit Excel 2010 und später funktioniert die Formel =KALENDERWOCHE(A1;21). Die 21 gibt hier an, dass die KW nach ISO 8601 berechnet werden soll und die Woche am Montag beginnt. Nach meiner Erinnerung muss für Excel 2007 das deutsche AddIn Analysefunktionen aktiviert sein, um die Funktion Kalenderwoche verwenden zu können. Ich kann das leider nicht mehr überprüfen, ich bitte um Verständnis. Hier jetzt hoffentlich eine vollständige Beschreibung. Die gute Nachricht: Mit Project 2010 und 2013 gibt es keine Probleme mit der Kalenderwoche nach ISO-Norm, Project 2007 weist kleine Schwächen auf, die sich jedoch umgehen lassen. Generell übernimmt Project die Kalenderwocheneinstellung aus den Ländereinstellungen des Rechners, ein manueller Eingriff in Project ist nicht erforderlich (und möglich). Aber sehen wir uns das Ganze doch einmal je Version an. Hier eine kurze Darstellung der Kalenderwochen gemäß ISO-Norm versus der in den USA üblichen Berechnungsmethode. Wir sehen hier einige Unterschied, so zum Beispiel für den 01. Jänner 2010. Bei der Skalierung in Project habe ich Kalenderwoche in der mittleren und das Datum in Kurzform in der unteren Leiste gewählt. Ich verwende hier zwei Felder mit Formeln: ISO 8601 – Berechnet die ISO-Norm vollständig: ([Anfang]-DateSerial(Year([Anfang]+(8-Weekday([Anfang])) Mod 7-3);1;1)-3+(Weekday(DateSerial(Year([Anfang]+(8-Weekday([Anfang])) Mod 7-3);1;1))+1) Mod 7)\7+1 DatePart – verwendet die integrierte Funktion DatePart von Project: DatePart("ww";[Anfang];2;2) Die Parameter 2;2 definieren hier den Montag als Wochenanfang und die erste Kalenderwoche des Jahres gemäß ISO-Norm. Project 2007 Sie sehen, dass die Zeitskala der ISO-Norm entspricht. Die integrierte Funktion DatePart liefert jedoch nicht den erwarteten Wert. Um die Kalenderwoche in Project 2007 korrekt darzustellen, muss man also auf die komplexere Funktion “ISO 8601” zurückgreifen. Project 2010 Es gibt hier keine Probleme mehr, weder mit der Datepart-Funktion, noch in der Zeitskala. Project 2013 Auch hier gibt es keine Probleme, die Korrekturen von Project 2010 sind erhalten geblieben. Damit ist die Frage, ob es mit der Kalenderwochenzählung immer noch Probleme gibt, hoffentlich beantwortet . Es gibt keine mehr! Alles Gute für 2014, ein Jahr ohne Kalenderwochenproblematik. Barbara Henhapl
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Österreichische Feiertage im Projektkalender

erstellt von barbara.henhapl am 1. December 2013 12:10
Beim letzten Project und Visio Training Day kam die Frage nach Projektkalendern und österreichischen Feiertagen auf. Jährlich wiederholende Feiertage sind ja schnell eingegeben. Aber Feiertage wie Ostermontag, Pfingstmontag, Fronleichnam, … Diese müssen manuell für jedes einzelne Jahr eingegeben werden. Für eine Beschreibung zum Eintragen von Feiertagen verweise ich Sie auf den Artikel Festlegen der Arbeitszeit für den Projektkalendervon Microsoft. Der Artikel beschreibt das Vorgehen in Project 2003, das in dieser Form auch für Project 2007 gültig ist. Der Unterschied für Project 2010 und 2013 liegt nur im Start des Arbeitszeit ändern Dialogs: Sie finden die zugehörige Schaltfläche auf der Registerkarte Projekt im Abschnitt Eigenschaften. Ich habe während des Trainings zugesagt eine Projektdatei mit den Feiertagen bis ins Jahr 2020 auf Anfrage zur Verfügung zu stellen. Da diese Feiertage möglicherweise auch für andere von Interesse ist, habe ich diese Datei auf Skydrive bereitgestellt. Sie können sie von http://sdrv.ms/1eLunkq herunterladen. Die Datei ist in der Version 2007 gespeichert und kann in den Versionen 2007, 2010 und 2013 geöffnet werden. Öffnen Sie anschließend die Datei OesterreichischeFeiertage.mpp und Ihren Projektplan. Öffnen Sie das Menü Organisator über Datei – Informationen – Organisator. Stellen Sie sicher, dass Sie auf der einen Seite Ihr Projekt, auf der anderen Seite das Feiertagsprojekt ausgewählt haben. Wechseln Sie zur Registerkarte Kalender. Kopieren Sie den Kalender vom Feiertagsprojekt in Ihr Projekt. Bestätigen Sie das Überschreiben des vorhandenen Kalenders und schließen Sie das Dialogfenster anschließend mit einem Klick auf Schließen. Beachten Sie, dass das Übernehmen des Kalenders mit Feiertagen Ihren Projektplan ändern wird, wenn Sie Vorgänge für Feiertage geplant hatten. Gehen wir von einem zehntägigen Vorgang aus, der am 23.12.2013 beginnt. Nach der Übertragung des Kalenders mit Feiertagen hat der Vorgang weiterhin eine Dauer von 10 Arbeitstagen. Da jedoch weniger Arbeitstage zur Verfügung stehen, endet er erst am 09.01.2014, statt am 03.01.2014. Aus diesem Grund ist es immer zu empfehlen, alle Feiertage VOR der Terminierung von Vorgängen anzulegen. Ich hoffe, dass ich Ihnen damit etwas Arbeit erspare. Viel Erfolg! Barbara Henhapl P.s.: Und zur Vollständigkeit: Der Partner TPG (The Project Group) stellt ein Tool zur Verfügung, mit de ebenfalls Feiertage übernommen werden können: http://www.theprojectgroup.com/de/products-produkte-ms-project/tpg-setholidays.html
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Kleiner Klick und große Wirkung

erstellt von barbara.henhapl am 7. October 2013 11:12
Haben Sie schon einmal versucht, einen kleinen Tippfehler im Vorgangsnamen zu korrigieren? Mit den Standardeinstellungen erfordert das ein mehrfaches genaues Zielen mit der Maus. Da ist es oft einfacher, den gesamten Text neu einzugeben. Sie können sich das Bearbeiten von bestehenden Werten jedoch vereinfachen, indem Sie die Bearbeitungsleiste, wie Sie sie aus Excel kennen, aktivieren. Öffnen Sie dazu Datei – Optionen – Anzeige. Aktivieren Sie die Checkbox Bearbeitungsleiste und schließen Sie das Dialogfenster mit Klick auf OK. Anschließend wird die Bearbeitungsleiste zum vereinfachten Editieren angezeigt. Viel Erfolg beim Planen mit Project!
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