Nachdem ich meine ersten Eindrücke zu Outlook 2010 schon geschildert habe, hier meine zweiten Eindrücke (was nicht heissen soll, dass diese minder wichtig oder interessant sind :-) )
Zeit sparen mit Quicksteps
Zunächst also einmal zum Thema Quicksteps. Diese sind eine komfortable Möglichkeit, sich das Outlook Leben (und ich gebe es zu, ich lebe im Outlook), so einfach wie möglich zu machen. Mit den Quicksteps könnt ihr mehrere Schritte und Befehle zusammenführen und auf einen Klick ausführen lassen. Das funktioniert so ähnlich wie die Definition einer Regel: ihr habt einen Assistenten, mit dem ihr sehr einfach die einzelnen Schritte definiert, gebt dem ganzen einen Namen, und könnt ab sofort den erstellten Quickstep auf eure Mails anwenden.
Nehmen wir ein Beispiel: ich bekomme oft Anfragen per Mail, die in etwa so klingen:
“Hallo Haider, ich hätte da eine Anfrage zu Office beim Kunden XYZ für dich und würd mich gerne vorher mit dir abstimmen. Wann hast du denn Zeit?”. Diese Anfrage wandle ich sofort in eine Aufgabe um, verschiebe Sie in den Ordner “Anfragen” und mache dann aus dieser Mail eine Besprechungsanfrage, die ich dem Sender dann schicke. Statt 10 verschiedene Klicks, habe ich einfach einen Quickstep dafür definiert.
1. Klick auf Quicksteps –> Neuer Quickstep –> Benutzerdefiniert
2. Ich gebe dem Quickstep den Namen “Anfrage” und wähle die Aktion “Nachricht kennzeichnen” und “Heute” aus
3. Weiters füge ich die Aktionen “In Ordner verschieben” –> “Anfrage” und “Mit Besprechung antworten” hinzu, und schon bin ich mit meinem Quickstep fertig.
4. Wenn ich nun eine entsprechende Mail hereinbekomme, genügt ein Klick auf den Quickstep “Anfrage” (ich kann übrigens dafür auch eine Tastenkombination wählen) und die Abfolge wird auf das Mail angewandt
Mein Kalender – Dein Kalender – Unser Kalender
1. Sehr nett ist zum Beispiel die Planungsansicht. Hier kann ich mehrere Kalender nicht nur nebeneinander sondern untereinander einblenden lassen, um besser Termine planen zu können.
2. Ich kann den Kalender auf unterschiedlichste Weise freigeben: per Mail, übers Internet oder über einen sogenannten WebDav Server (ging schon in Office 2007, nur jetzt sieht mans auch auf einen Blick – Ribbon sei Dank!)
WebDAV ist eine Erweiterung von HTTP, das es ermöglicht, Dokumente auf einem Webserver zu erstellen und zu ändern (mehr Infos dazu siehe hier).
Neu ist, dass man im Zusammenhang mit Exchange 2010 auch unternehmensübergreifend meinen Kalender freigeben kann – zum Beispiel einem Partner oder Kunden, der nun meinen Kalender bzw. das was ich davon freigebe genauso wie den Kalender eines Kollegen einsehen kann. Umständliche Terminvereinbarungen gehören damit der Vergangenheit an!
3. Oft übersehen wird auch, dass ich nun alles von Outlook in meinen elektronischen Notizblock OneNote mit einem Klick übernehmen kann. Sehr angenehm zum Beispiel für Termine: damit habe ich alles fürs Protokoll gleich in meinem OneNote drinnen.
Womit wir schon bei OneNote wären, aber das ist eine andere Geschichte…. :-)