Eigentlich wollte ich heute über die Office Tabs, ein kostenloses Add-In eines chinesischen Herstellers berichten. Allerdings funktioniert mein Word 2010 nach Installation der Office Tabs nicht mehr, daher habe ich es für diesesmal gelassen, und probiere es später mit dem Release Kandidaten von Office wieder.
Nein, diesmal beschäftige ich mich mit den Building Blocks, ein oft unterschätztes, manchmal untergegangenes Feature, das aber eine Menge Zeit sparen kann!
Was sind also die Building Blocks: ein neues Feature von Office 2007 (und natürlich Office 2010), das mir hilft, Textbausteine abzuspeichern, um sie später jederzeit wiederverwenden zu können.
Ein Beispiel: Kopf- und Fußzeilen, Deckblätter, Automatische Seitenzahlen: das alles sind Building Blocks.
Man kann aber auch seine eigenen Building Blocks (also seine eigenen Textbausteine) gestalten, und das geht sehr einfach. Nehmen wir an, wir verwenden bei unseren Geschäftsbriefen häufig einen Standardsatz für die Zahlungskonditionen.
Wir schreiben also diesen Satz in das Worddokument, formatieren es entsprechend und markieren es.
Sodann reicht ein Klick auf die Schnellbausteine (Reiter Einfügen), und dort auf den Punkt “Auswahl im Schnellbausteinkatalog speichern”
Rasch einen Titel wählen und eine Kategorie (da wir normalerweise mehrere Zahlungkonditionen haben mache ich gleich eine neue Kategorie dafür auf)
Auf OK klicken und schon steht uns auch für alle zukünftigen Briefe diese Zahlungskondition zur Verfügung. In den Schnellbausteinen kann ich diesen Text nämlich jederzeit mit einem Klick einfügen.
Wie man solche Schnellbausteine unternehmensweit einsetzen bzw. mit anderen teilen kann, dazu mehr in einem anderen Blogbeitrag.
Hier findet Ihr auch eine kleine Step-by-Step Demo dazu auf Office Online:
http://office.microsoft.com/home/video.aspx?assetid=ES102475041033&width=884&height=540&startindex=0