Über digitale Rechnungen hat man ja schon manches gelesen, und nachdem ich auch selbständig bin, hat es mich schon immer gejuckt, meine Rechnungen digital zu verschicken. Leider braucht man da normalerweise einiges an Software und eine Signatur, sonst kann man das Verschicken per Mail vergessen. Bis jetzt: durch die Initiative der Wirtschaftskammer und Microsoft Österreich gibt es nun ein kostenfreies ebinterface Plugin für Word 2007 und Word 2010, mit dem Kleinunternehmer und sogenannte EPUs (Einzelpersonenunternehmen, immerhin die häufigsten Unternehmen in Österreich) einfach und schnell elektronische Rechnungen erstellen können, die dann auch gleich per Mail verschickbar sind. ebinterface ist übrigens der österreichische XML Rechnungsstandard, über den man gültige elektronische Rechnungen erstellen kann
Alles, was man dazu braucht ist das kostenfreie Plugin und ein Handy. Wozu ein Handy? Nun, alles schön der Reihe nach…
1. Zunächst einmal das Plugin hier heruntergeladen und installiert: http://ebinterface.codeplex.com/
Nach kurzer Installation, ist´s auch schon fertig:
2. Nun mal probeweise eine Rechnung erstellen: dazu empfiehlt es sich beim ersten Mal die Ausfüllhilfe herunterzuladen, damit man auch weiß, was man da tut: Ausfüllhilfe & Anleitung
3. In der Ausfüllhilfe steht gleich als erstes ein wichtiger Hinweis (und das ist gut so 
): die Rechnungsvorlage (eine Rechnungsvorlage mit Namen “eRechnung 3.0.dotx”, die man anpassen kann, ist mit dabei) muss in den sogenannten “Vertrauenswürdigen Speicherorten” enthalten sein bzw. am besten den lokalen Office Vorlagen hinzugefügt werden. Die Einstellungen zu den “Vertrauenswürdigen Speicherorten” findet ihr übrigens unter Datei->Optionen->Sicherheitscenter->Einstellungen für Sicherheitscenter
4. Sobald das hinzugefügt ist, kann die Vorlage problemlos geöffnet werden, und man sieht ein neues Menüband: AustriaPro
5. Nun können die einzelnen Felder wie Rechnungsempfänger, VAT-ID Nummer, verkaufte Artikel etc. eingegeben werden.
6. Wenn dies erledigt ist, kommt das Handy ins Spiel. Damit die Rechnung rechtsgültig digital signiert werden kann, verwendet das pfiffige Plugin unter anderem die Handysignatur. Es können jedoch auch beliebige andere Signaturdienstleister verwendet werden. Der Vorteil der Handysignatur: jeder, der eine eCard zur Bürgerkarte gemacht hat, kann in kürzester Zeit sein Handy zum Signaturservice umfunktionieren – und das alles ohne ein Kartenlesegerät mehr verwenden zu müssen. Ebenfalls nicht unwichtig: es ist sogar kostenlos (zumindest im Moment) und viel bequemer als immer die Bürgercard und ein Lesegerät mit dabei haben zu müssen. Wie man sein Handy für die Signatur registrieren kann, das findet ihr hier: http://www.a-trust.at/mobile/Aktivierung.aspx
Last but not least: sobald man auf Handy Signatur klickt, und dort einmalig alles eingestellt hat, kann man sofort seine Rechnung signieren und an den Empfänger direkt aus der Applikation schicken.
Mein Fazit: Eine feine runde Sache, die bei keinem Selbstständigen fehlen sollte!
Mehr Infos dazu findet ihr auch unter: http://www.ebinterface.at/