Project 2013 – Integrierte Berichte

erstellt von barbara.henhapl am 23. April 2013 07:41

Wie in meinem Artikel zur Testversion vor einiger Zeit angekündigt, möchte ich einige neuen Möglichkeiten in Project 2013 näher erläutern. Dieses Mal eine kurze Beschreibung zu den neuen Berichtsmöglichkeiten.

Das neue Project bietet ein großartiges neues Feature. Neben den aus den Versionen 2007 und 2010 bekannten grafischen Berichten können jetzt großartige Berichte im Client erstellt werden.

BurnDown

Einige hilfreiche und optisch ansprechende Berichte werden mit der Installation des Clients bereitgestellt. Diese Berichte stehen auf einer nun eigenen Registerkarte Berichte zur Verfügung.

Menüband

Man kann sich aber auch jederzeit eigene Berichte über den Menüpunkt Neuer Bericht erstellen.

NeuerBericht

Hier kann man grundsätzlich entscheiden, in welcher Form die Informationen dargestellt werden sollen. Unabhängig von der gewählten Vorlage, können alle Darstellungen dem neuen Bericht hinzugefügt werden.

Hier ein Beispiel, wie eine Übersicht für Vorgänge, die innerhalb der nächsten zwei Wochen beginnen sollten, erstellt werden kann. Es können natürlich auch wesentlich einfachere Berichte erstellt werden, mit deutlich geringerem Aufwand. Dieser Bericht beinhaltet aber ein Beispiel, wie dynamische Datumsfilter verwendet werden können, die auf direktem Weg nicht zur Verfügung stehen.

Schritt 1: Definieren eines Vorgangsfeldes für das Datum in zwei Wochen

Auf der Registerkarte Projekt im Abschnitt Eigenschaften mit Klick auf Benutzerdefinierte Felder wird das Dialogfenster Benutzerdefinierte Felder erstellt. Hier den Typ Datum selektieren und ein noch nicht verwendetes Datumsfeld auswählen. Dann auf die Schaltfläche Formel klicken und in das Formelfeld ProjDateAdd(now();4800;"Standard"). Diese Formel berechnet das Datum von heute + 10 Arbeitstagen (10 Tage x 8 Stunden x 60 Minuten = 4800) gemäß Standardkalender.

Datum

Anschließend alle Fenster mit OK schließen.

Schritt 2: Definieren eines Filters mit dem Datumsfeld

Leider lassen sich keine dynamischen Filter basierend auf dem aktuellen Datum definieren. Daher haben wir in Schritt 1 ein Feld definiert, das ein Datum basierend auf dem aktuellen Datum berechnet. Dieses Feld steht jetzt für die Filterdefinition zur Verfügung.

Auf der Registerkarte Ansicht im Abschnitt Daten kann unter Filter ein neuer Filter erstellt werden.

Filter

Für diesen neuen Filter ist ein Name zu vergeben und die Bedingungen zu definieren.

Filter2

Dieser Filter vergleicht den berechneten Anfang mit dem zuvor erstellten Datumsfeld und blendet abgeschlossene und Sammelvorgänge aus. Nach dem Speichern steht der Filter in Ansichten und für Berichte zur Verfügung.

Schritt 3: Bericht erstellen

Jetzt kann ein neuer Bericht erstellt werden, der alle Vorgänge, die in der Vergangenheit oder innerhalb der nächsten 2 Wochen beginnen, darstellt.

Dazu über die Registerkarte BerichtNeuer BerichtLeer einen neuen Bericht erstellen und einen Namen eingeben.

Berichtname

Tabelle hinzufügen

Anschließend kann eine Tabelle hinzugefügt werden.

tabelle1

Durch Klick in die angezeigte Tabelle wird diese aktiviert.

tabelle2

Das Layout kann im Ribbon angepasst werden. Die Dateninhalte werden im Optionendialog rechts aktiviert. In diesem Beispiel wurden neben Schriftgröße folgende Änderungen vorgenommen:

  • Anzeige des Ressourcenamens durch Aktivieren der Checkbox.
  • Als Filter wurde der oben erstellte Filter gewählt.
  • Die Gliederungseben wurde auf Alle Teilvorgänge geändert.
  • Hierarchie anzeigen wurde aktiviert.

Grafik hinzufügen

Jetzt fehlt noch eine Grafik zur Darstellung des Ressourceneinsatzes. Dazu auf der Registerkarte Entwurf auf die Schaltfläche Diagramm klicken und im Dialogfenster Diagramm eine passende Darstellung auswählen.

GRAFIK!

Durch Klicken in die Grafik werden das Optionenfenster für das Diagramm aktiviert.

Berichtneu1

In dieser Grafik wurden folgende Änderungen vorgenommen:

  • Restarbeit deaktiviert
  • Geplante Arbeit selektiert
  • Der in Schritt 2 erstellte Filter angewendet
  • Eine Gruppierung nach Ressource eingefügt

Nach Layoutanpassungen ist der Bericht fertig und steht immer mit aktuellsten Daten in diesem Projekt zur Verfügung. Aber das Ganze immer wieder für jedes Projekt? Nein, im nächsten Schritt stellen wir diesen Bericht für alle Projekte auf diesem Rechner zur Verfügung.

Schritt 4: Bericht für alle Projekte verfügbar machen

In der Berichtsansicht gibt es auf dem Ribbon Entwurf die Auswahlliste Verwalten. Klicken Sie auf den Eintrag Organisator (alternativ auch über Datei – Informationen – Organisator – Registerkarte Berichte.

organistaor

Der Organisator ermöglicht das Kopieren diverser Anpassungen von und in Projektpläne. In diesem Fall wird ein projektspezifischer Bericht in die globale Project-Vorlage auf Ihrem Rechner kopiert, damit er in Zukunft für alle Projekte zur Verfügung steht.

Orga

Markieren Sie den Bericht im ausgewählten Projekt rechts und klicken Sie anschließend auf Kopieren. Verifizieren Sie zunächst, dass links Global.MPT  und rechts das Projekt mit dem Bericht ausgewählt ist.

Bemerkung: Wenn Ihr Bericht wie in diesem Beispiel benutzerdefinierte Felder und/oder Filter verwendet, müssen auch diese Elemente nach Global.MPT kopiert werden. Verwenden Sie dazu die Registerkarten Filter und Felder im Dialogfenster Organisieren.

Anschließend steht Ihr Bericht in allen Projekten über BerichtBenutzerdefiniert zur Verfügung.

auswahl

Schritt 5: Bericht an Kollegen weitergeben

Als guter Kollege möchten Sie Ihr Werk möglicherweise auch Anderen zur Verfügung stellen. Erstellen Sie dazu ein neues Projekt und rufen Sie den Bericht einmal auf. Speichern Sie das Projekt und geben Sie es weiter. Durch den Aufruf des Berichts wurde er wie durch Kopieren im Organisator in die Projektdatei aufgenommen und kann von dort wieder in Globalvorlagen auf anderen Rechnern wie unter Schritt 4 beschrieben übertragen werden.

Ich wünsche viel Erfolg mit aussagekräftigen Berichten!

P.s: Die seit vielen Versionen vertrauten Berichte, die in 2007 und 2010 im Menüpunkt Berichte gestartet wurden, sind in Project 2013 nicht verfügbar.

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Comments (1) -

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4/23/2013 8:50:05 AM #

am 23. Mai in einem Monat findet der letzte Project Management Workshop vor der Sommerpause statt. Wenn Sie zwischendurch Spezialbedarf haben bitte bei mir melden und ich werde Special Sessions mit den gewünschten Partnern organisieren.

Location wie gewohnt bei Microsoft Österreich. (Am Euro Platz 3 / Wien 1120).  Anmeldung unter: msevents.microsoft.com/.../EventDetail.aspx

peter hössl Österreich | Reply

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